Het is eindelijk vakantie! Daar heeft iedereen lang naar uitgekeken. Zo ook vastgoedmakelaars die dagelijks talloze taken aan hun hoofd hebben. Maar hoe vertrek je vol gemoedsrust op vakantie zonder je vastgoedonderneming aan het lot over te laten? Geen paniek! Hieronder vind je een slimme gids om je verlof goed voor te bereiden. Automatiseer je taken en volg onze checklists voor een zorgeloze vakantie en een vlotte terugkeer! 🌴🏠
Voor een ontspannende vakantie moet je de afwezigheden van jezelf en je team goed inplannen.
Automatisering is het hele jaar door nuttig, maar in de vakantie kun je zo ook met een gerust gemoed naar de zon vertrekken.
Voor een ontspannen vakantie wil je zo weinig mogelijk tijd besteden aan je werk of tools. Maar soms doet er zich een noodgeval voor waar je niet onderuit kunt. Hier lees je hoe je je kunt voorbereiden met een doeltreffende cloudstrategie:
Een goed voorbereide terugkeer is een vlotte terugkeer!
Werk uw takenlijst bij zodra u terug bent om goed van start te gaan. Bereid uw afspraken voor die tijdens uw afwezigheid in uw agenda zijn gepland en hervat onmiddellijk uw activiteiten!
Om niets aan het toeval over te laten en optimaal van je vakantie te genieten, hebben we een checklist voor je gemaakt die je hier kunt downloaden!
Download de checklist en laat de rest aan WHISE over!
Gebruik je nog geen taakbeheer voor je dagelijkse werk? Lees dan eerst ons artikel “5 goede redenen om een taakmanager te gebruiken voor je dagelijkse werk in je immokantoor“.
Gebruik je al wel een taakmanager maar heb je het gevoel dat de tool niet zo efficiënt is? Bekijk dan onze tips en werk efficiënter!
10 tips om je vastgoedtaken beter te managen
Om je taken snel terug te vinden gebruik je best categorieën.
Voeg bijvoorbeeld ‘Marketing’, ‘Prospect’ of ‘Intern’ toe aan de titel van elke bijbehorende taak. Hiermee zie je onmiddellijk over welke activiteiten het gaat. Bijvoorbeeld:
Maak de titel van je taak duidelijk en beknopt door een actiewerkwoord te gebruiken. Bijvoorbeeld:
Wijs een taak altijd toe aan de persoon die er verantwoordelijk voor is, of jij dat nu bent of een collega. Een niet-toegewezen taak wordt vaak vergeten en niet uitgevoerd.
Door een einddatum in te geven, kan je jouw week of dag beter organiseren. Je kunt zo prioriteiten toekennen zodat je alle verplichtingen op tijd nakomt.
Doe je elke maandag aan telefonische prospectie? Creëer een taak in je taakmanager en stel een wekelijkse herhaling in.
Werk je samen met andere collega’s aan een taak? Link hen aan de taak zodat je makkelijk informatie kunt delen en met hen over de taak kunt communiceren: opmerkingen, documenten toevoegen enz.
WHISE biedt standaardchecklists voor panden die je van het begin tot het einde bij de transactie helpen.
Maar het gebeurt wel eens dat een taak niet in de standaardchecklist staat omdat die voor een bepaald pand heel specifiek is. Link dan gewoon het betroffen pand aan jouw taak met een simpele klik om meer context bij de taak te hebben. Dat maakt de opvolging ervan en de samenwerking rond deze taak veel makkelijker.
Met tags kan je één of meerdere elementen aan een taak toevoegen waarop je later kunt filteren.
Je kunt bijvoorbeeld je taken organiseren met de volgende tags:
Zo kan je jouw taken filteren en jezelf beter organiseren als je het druk hebt.
Als je vijf minuutjes de tijd neemt om een taak goed te beschrijven, kunnen jij en je medewerkers later waardevolle tijd besparen: wie herinnert zich immers de details van een taak die enkele maanden geleden toegevoegd is geweest? Wie kan zich alle stappen van een taak herinneren als die gespreid zijn in de tijd?
Hoe beter je de taken beschrijft en hoe meer tijd je neemt om er opmerkingen aan toe te voegen naargelang de taak evolueert, hoe efficiënter je kunt werken en hoe meer tijd je bespaart op lange termijn.
Vastgoedmakelaars blokkeren vaak momenten in hun agenda om specifieke taken uit te voeren: sleep die taken rechtstreeks naar je agenda om je leven eenvoudiger te maken.
Optimaal taakmanagement van je vastgoedactiviteiten is essentieel om de efficiëntie en productiviteit van je makelaarskantoor te verbeteren.
Met deze 10 tips kan je je organisatie, samenwerking en taakmanagement gevoelig verbeteren. Zo bespaar je tijd en ben je productiever op lange termijn. Het belang van doeltreffend taakmanagement is niet te onderschatten om jouw vastgoeddoelen te bereiken.
Wil je meer weten over de WHISE-takenmodule, maak dan je gratis account aan.
Gebruik je al een takenmodule voor je dagelijkse werk? Lees dan ons ander artikel “10 tips om je vastgoedtaken vlot te managen“.
De vastgoedsector is een veeleisende business waarin je veel zaken nauwgezet moet opvolgen: prospectie, inkoop, het administratief optstarten van nieuwe panden, plannen/opvolgen van bezoeken, organisatie van je marketing en communicatie, … En last but not least, de focus houden op je klanten.
Dit alles samen vraagt heel wat tijd en energie. En het risico dat er eens iets vergeten wordt met mogelijks een slechte klantenervaring tot gevolg.
Hier zijn 5 goede redenen om een takenmodule te gebruiken in je kantoor:
Hoe vaak heb je tijdens een gesprek, een e-mail of een vergadering wel niet gedacht: ‘Dat moet ik ook nog doen!’? Je kunt deze taken snel op een papiertje schrijven, maar vaak gaat dat verloren of je vergeet wat je nog moest doen.
Als je systematisch je taken aan je takenmodule (of taakmanager) toevoegt, kun je ze niet meer uit het oog verliezen. Stel herinneringen, deadlines en prioriteiten in zodat je nooit meer iets belangrijks vergeet.
Tip: een goede takenmodule geeft je een duidelijk overzicht van wat je elke dag te doen staat. Zo kun je je tijd en werk gemakkelijker plannen.
In de vastgoedsector werk je vaak in team: met vastgoedmakelaars, team managers, administratieve medewerkers, marketingverantwoordelijken … Het is essentieel dat alle medewerkers makkelijk toegang hebben tot de nodige informatie, of het nu gaat om de details van een pandbezoek, specifieke vragen van klanten of lopende onderhandelingen.
Met een takenmodule centraliseer je al deze informatie op een plek waar het hele team toegang tot heeft. Zo optimaliseer je de communicatie binnen je team en verloopt de samenwerking een stuk vlotter.
Tevens verklein je de kans op fouten en haal je gemakkelijker de vooropgestelde doelen.
Voor goed teamwerk moet je opmerkingen en documenten met elkaar te delen. Maar soms zijn er ook veranderingen binnen je team: een nieuwe medewerker, iemand die met verlof is enz.
Met een takenmodule kunt je eenvoudig opmerkingen en documenten aan een taak toevoegen. Deze updates zijn toegankelijk voor alle teamleden zodat iedereen een duidelijk zicht heeft op de evolutie van het project. En een nieuwe medewerker sluit moeiteloos en snel aan bij een lopend project.
Het is belangrijk om afgesproken deadlines te respecteren om het vertrouwen van je klanten te behouden en transacties succesvol af te ronden.
Met een takenmodule kun je deadlines instellen en terugkomende taken automatisch laten herhalen zodat je je eigen dagelijkse werk als werknemer kunt plannen en prioriteren, maar team managers kunnen zo ook de taken van de teams plannen en prioriteren.
Door je deadlines nauwgezet op te volgen, vermijd je vertragingen en bied je jouw klanten een professionele en betrouwbare service.
Met een takenmodule kun je eenvoudig informatie centraliseren en delen om de samenwerking tussen werknemers te vergemakkelijken. In dezelfde optiek registreert een taakmanager alle uitgevoerde acties: opmerkingen, documenten enz. Zo heb je een volledig overzicht van de voortgang van een taak.
Je kunt ook gemakkelijk taken uit het verleden, het heden en de toekomst bekijken om jouw procedures te optimaliseren en efficiënter te maken.
Naast de software-, CRM- en marketingfuncties heeft WHISE ook een doeltreffende taakmanager aan boord die speciaal is afgestemd op de behoeften van immokantoren.
Behalve de functies van een ‘klassieke’ taakmanager kun je in de WHISE-takenmodule ook een pand en/of een contactpersoon uit je CRM aan een taak te koppelen: zo bespaar je nog meer kostbare tijd in je dagelijkse werk!
Om je werk nog een stuk gemakkelijker en efficiënter te maken, biedt WHISE checklistsjablonen voor je panden en contacten.
Deze standaardchecklists bestaan uit een reeks voorgeprogrammeerde taken die je kunt toepassen op een pand of potentiële verkoper. Deze taken zijn bovendien geautomatiseerd zodat ze op het juiste moment geactiveerd worden.
Zo moet je de reguliere taken uit het transactieproces zelf niet een voor een aanmaken, WHISE doet dat voor jou!
Zo zul je geen herinneringen of documenten meer vergeten en kun je de voortgang van de transactie op de voet volgen dankzij de update van de transactiet funnel die aan het pand en het contact gekoppeld is.
Veeleisende gebruikers kunnen natuurlijk ook hun eigen checklist aanmaken om aan hun specifieke behoeften of interne procedures te voldoen.
Gebruik een doeltreffende taakmanager die aangepast is aan jouw behoeften zodat je alles gedaan krijgt binnen je werkdag.
Deze tool maakt je werk efficiënter en productiever want je vergeet niets meer en haalt alle deadlines. Je hebt alle informatie samen op een plek waardoor samenwerken veel makkelijker is. En je hebt bovendien toegang tot de historiek van alle activiteiten.
Met een taakmanager kun je de dagelijkse uitdagingen probleemloos aan terwijl je jouw klanten kwaliteitsservice biedt. Zo maak je het verschil tegenover je concurrenten in de vastgoedsector. Laat je niet overweldigen door je taken, maar behoud de controle over jouw tijd en werk met een taakmanager op maat van jouw specifieke noden.
Wil je meer weten over de WHISE-takenmodule, maak dan je gratis account aan.
