Gebruik je al een takenmodule voor je dagelijkse werk? Lees dan ons ander artikel “10 tips om je vastgoedtaken vlot te managen“.
De vastgoedsector is een veeleisende business waarin je veel zaken nauwgezet moet opvolgen: prospectie, inkoop, het administratief optstarten van nieuwe panden, plannen/opvolgen van bezoeken, organisatie van je marketing en communicatie, … En last but not least, de focus houden op je klanten.
Dit alles samen vraagt heel wat tijd en energie. En het risico dat er eens iets vergeten wordt met mogelijks een slechte klantenervaring tot gevolg.
Hier zijn 5 goede redenen om een takenmodule te gebruiken in je kantoor:
Hoe vaak heb je tijdens een gesprek, een e-mail of een vergadering wel niet gedacht: ‘Dat moet ik ook nog doen!’? Je kunt deze taken snel op een papiertje schrijven, maar vaak gaat dat verloren of je vergeet wat je nog moest doen.
Als je systematisch je taken aan je takenmodule (of taakmanager) toevoegt, kun je ze niet meer uit het oog verliezen. Stel herinneringen, deadlines en prioriteiten in zodat je nooit meer iets belangrijks vergeet.
Tip: een goede takenmodule geeft je een duidelijk overzicht van wat je elke dag te doen staat. Zo kun je je tijd en werk gemakkelijker plannen.
In de vastgoedsector werk je vaak in team: met vastgoedmakelaars, team managers, administratieve medewerkers, marketingverantwoordelijken … Het is essentieel dat alle medewerkers makkelijk toegang hebben tot de nodige informatie, of het nu gaat om de details van een pandbezoek, specifieke vragen van klanten of lopende onderhandelingen.
Met een takenmodule centraliseer je al deze informatie op een plek waar het hele team toegang tot heeft. Zo optimaliseer je de communicatie binnen je team en verloopt de samenwerking een stuk vlotter.
Tevens verklein je de kans op fouten en haal je gemakkelijker de vooropgestelde doelen.
Voor goed teamwerk moet je opmerkingen en documenten met elkaar te delen. Maar soms zijn er ook veranderingen binnen je team: een nieuwe medewerker, iemand die met verlof is enz.
Met een takenmodule kunt je eenvoudig opmerkingen en documenten aan een taak toevoegen. Deze updates zijn toegankelijk voor alle teamleden zodat iedereen een duidelijk zicht heeft op de evolutie van het project. En een nieuwe medewerker sluit moeiteloos en snel aan bij een lopend project.
Het is belangrijk om afgesproken deadlines te respecteren om het vertrouwen van je klanten te behouden en transacties succesvol af te ronden.
Met een takenmodule kun je deadlines instellen en terugkomende taken automatisch laten herhalen zodat je je eigen dagelijkse werk als werknemer kunt plannen en prioriteren, maar team managers kunnen zo ook de taken van de teams plannen en prioriteren.
Door je deadlines nauwgezet op te volgen, vermijd je vertragingen en bied je jouw klanten een professionele en betrouwbare service.
Met een takenmodule kun je eenvoudig informatie centraliseren en delen om de samenwerking tussen werknemers te vergemakkelijken. In dezelfde optiek registreert een taakmanager alle uitgevoerde acties: opmerkingen, documenten enz. Zo heb je een volledig overzicht van de voortgang van een taak.
Je kunt ook gemakkelijk taken uit het verleden, het heden en de toekomst bekijken om jouw procedures te optimaliseren en efficiënter te maken.
Naast de software-, CRM- en marketingfuncties heeft WHISE ook een doeltreffende taakmanager aan boord die speciaal is afgestemd op de behoeften van immokantoren.
Behalve de functies van een ‘klassieke’ taakmanager kun je in de WHISE-takenmodule ook een pand en/of een contactpersoon uit je CRM aan een taak te koppelen: zo bespaar je nog meer kostbare tijd in je dagelijkse werk!
Om je werk nog een stuk gemakkelijker en efficiënter te maken, biedt WHISE checklistsjablonen voor je panden en contacten.
Deze standaardchecklists bestaan uit een reeks voorgeprogrammeerde taken die je kunt toepassen op een pand of potentiële verkoper. Deze taken zijn bovendien geautomatiseerd zodat ze op het juiste moment geactiveerd worden.
Zo moet je de reguliere taken uit het transactieproces zelf niet een voor een aanmaken, WHISE doet dat voor jou!
Zo zul je geen herinneringen of documenten meer vergeten en kun je de voortgang van de transactie op de voet volgen dankzij de update van de transactiet funnel die aan het pand en het contact gekoppeld is.
Veeleisende gebruikers kunnen natuurlijk ook hun eigen checklist aanmaken om aan hun specifieke behoeften of interne procedures te voldoen.
Gebruik een doeltreffende taakmanager die aangepast is aan jouw behoeften zodat je alles gedaan krijgt binnen je werkdag.
Deze tool maakt je werk efficiënter en productiever want je vergeet niets meer en haalt alle deadlines. Je hebt alle informatie samen op een plek waardoor samenwerken veel makkelijker is. En je hebt bovendien toegang tot de historiek van alle activiteiten.
Met een taakmanager kun je de dagelijkse uitdagingen probleemloos aan terwijl je jouw klanten kwaliteitsservice biedt. Zo maak je het verschil tegenover je concurrenten in de vastgoedsector. Laat je niet overweldigen door je taken, maar behoud de controle over jouw tijd en werk met een taakmanager op maat van jouw specifieke noden.
Wil je meer weten over de WHISE-takenmodule, maak dan je gratis account aan.
