Vous n’utilisez pas encore un gestionnaire de tâches au quotidien ? Lisez notre article « 5 bonnes raisons d’utiliser un gestionnaire de tâches au quotidien dans votre agence immo».
Vous utilisez déjà un gestionnaire de tâches, mais vous avez l’impression de ne pas être aussi efficace que vous le souhaiteriez ?
Nous illustrerons cet article avec le gestionnaire de tâches intégré à WHISE, mais, toutes les astuces peuvent s’appliquer à n’importe quel gestionnaire.
Découvrez nos 10 astuces pour gérer vos tâches immobilières.
Pour retrouver rapidement vos tâches, utilisez des catégories.
Par exemple, indiquez « Marketing », « Prospect » ou encore « Interne » dans le titre de chaque tâche correspondante. Cela vous permettra de visualiser immédiatement les domaines d’activités concernés :
Le titre de votre tâche doit être à la fois clair et concis, en utilisant un verbe d’action.
Par exemple :
Que ce soit à vous-même ou à un collaborateur, une tâche doit toujours être assignée à une personne : une tâche non assignée est une tâche oubliée qui ne sera pas exécutée.
Définir une date d’échéance va vous permettre de mieux organiser votre semaine ou votre journée, mais aussi de prioriser vos tâches et de ne jamais négliger une obligation.
Chaque lundi, vous faites de la prospection téléphonique ? Créez une seule tâche et définissez une récurrence hebdomadaire.
Vous travaillez à plusieurs sur une tâche ? Associez vos collaborateurs à la tâche pour partager les informations et leur permettre d’interagir avec : commentaires, ajout de documents, etc.
WHISE vous propose nativement des checklists associées à un bien afin de vous aider dans la transaction du début à la fin.
Mais, il arrive qu’une tâche ne soit pas reprise dans la checklist, car elle est spécifique à un bien précis.
Associez alors un bien à votre tâche en 1 clic pour contextualiser la tâche et encore une fois, facilité le suivi et la collaboration autour de cette tâche.
Les marqueurs permettent d’ajouter un ou plusieurs tags à une tâche sur lesquels vous pourrez filtrer par la suite.
Par exemple, pour vous aider à organiser vos tâches avec les marqueurs suivants peuvent être très efficaces :
Ainsi, en cas de rush, vous pourrez filtrer vos tâches et mieux vous organiser.
Prendre 5 min pour créer une tâche avec une bonne description peut vous faire gagner un temps précieux à vous et vos collaborateurs plus tard : qui se souvient des détails d’une tâche définie il y a plusieurs mois ? Qui peut se souvenir de toutes les interventions associées à une tâche quand celle-ci s’étale dans le temps ?
Plus vous décrivez votre tâche, plus vous prenez le temps de commenter celle-ci au fur et à mesure de son évolution, plus vous serez efficace et plus, vous gagnez du temps sur le long terme.
Il arrive souvent que les agents immobiliers bloquent des moments dans leur agenda afin de gérer toutes les tâches : glissez vos tâches directement dans votre calendrier pour connaître vos journées et vos tâches en une journée.
En conclusion, l’optimisation de la gestion des tâches immobilières est essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité au sein d’une agence immobilière.
Vous pourrez améliorer votre organisation, votre collaboration et votre suivi des tâches, ce qui vous aidera à gagner du temps et à être plus productif à long terme. Ne sous-estimez pas l’importance d’une gestion efficace des tâches pour atteindre vos objectifs immobiliers avec succès.
Vous souhaitez en savoir plus sur le gestionnaire de tâches de WHISE ? Essayez-le gratuitement !
Vous utilisez déjà un gestionnaire de tâches au quotidien ? Alors, lisez d’emblée notre autre article « 10 astuces pour gérer vos tâches immobilières ».
L’immobilier est un domaine exigeant qui nécessite une gestion rigoureuse des tâches : administration, prospection, visites, communications avec les partenaires, les clients, etc. Il est facile de se sentir dépassé, de risquer de créer une mauvaise expérience client et de perdre beaucoup de temps.
Dans ce contexte, un gestionnaire de tâches efficace peut vous aider à faire toute la différence en termes d’organisation, de productivité et de satisfaction client.
Voici 5 bonnes raisons d’adopter un gestionnaire de tâche dans votre agence :
Combien de fois avons-nous eu une conversation, reçu un e-mail ou participé à une réunion en pensant « Il faut que je fasse ça ! » ? Souvent, on écrit ces tâches sur des bouts de papier que nous finissons par égarer ou nous oublions tout simplement les tâches à effectuer.
En prenant le réflexe d’ajouter systématiquement la tâche dans son gestionnaire, vous ne les oubliez plus. Vous pouvez définir des rappels, des dates d’échéance et des priorités, vous avez l’assurance de ne plus jamais rien oublier d’important.
Suggestion : Un bon gestionnaire de tâches vous permettra chaque jour de savoir exactement ce que vous devez faire et vous permettra d’établir votre emploi du temps avec plus de facilités.
Un bon gestionnaire de tâches vous rappellera en un coup d’œil que vous avez des tâches à faire.
L’immobilier est généralement un travail d’équipe : entre les agents immobiliers, les managers d’équipe, les secrétaires, les marketeurs, etc. Il est essentiel que tous les collaborateurs aient accès à l’information, qu’il s’agisse des détails d’une visite, des demandes spécifiques d’un client ou des négociations en cours. Un gestionnaire de tâches permet de centraliser toutes ces informations au même endroit, accessible à tous les membres de l’équipe concernée. La communication est alors optimisée au sein de votre équipe et la collaboration devient plus efficace.
Le risque d’erreur est réduit et vous augmentez les chances d’atteindre les objectifs fixés.
Travailler en équipe implique souvent la nécessité de partager des commentaires, des documents. Mais, cela implique aussi parfois des changements au sein de l’équipe : nouveau collaborateur, congés d’un des membres de l’équipe, etc.
Avec un gestionnaire de tâches, vous pouvez aisément ajouter des commentaires, des documents au sein d’une tâche. Ces mises à jour sont accessibles à tous les membres de l’équipe afin d’apporter une vision claire de l’évolution du projet. Et, un nouveau collaborateur peut facilement et rapidement rejoindre un projet en cours.
Le respect des délais est essentiel pour maintenir la confiance des clients et conclure les transactions avec succès.
Un gestionnaire de tâches vous permet de définir des dates d’échéance, ou une récurrence pour les tâches répétitives, vous aidant ainsi à planifier et à prioriser votre travail au quotidien en tant qu’employé, mais aussi à planifier et à prioriser l’ensemble des tâches de vos équipes en tant que gestionnaire d’agence.
Grâce à un suivi rigoureux des délais, vous éviterez les retards et vous offrirez un service professionnel et fiable à vos clients.
Comme nous venons de le voir, un gestionnaire de tâches vous permet de centraliser et de partager facilement l’information afin de faciliter la collaboration entre les collaborateurs. Dans la même philosophie, ce gestionnaire enregistre toutes les actions effectuées : commentaires, documents, etc. Cela vous permet d’avoir une vue d’ensemble de l’évolution d’une tâche.
Vous pourrez aussi voir aisément les tâches passées, présentes et futures dans le but d’optimiser au mieux vos procédures pour une meilleure efficacité.
En plus de ses fonctionnalités logicielles, CRM et marketing, WHISE intègre un gestionnaire de tâches puissant adapté aux besoins des agences immobilières.
En plus des fonctionnalités communes à un gestionnaire de tâches « traditionnel », le gestionnaire de WHISE vous offre la possibilité d’associer un bien à une tâche et/ou d’associer un contact présent dans votre CRM à cette tâche : encore un gain de temps précieux pour votre gestion quotidienne !
Pour vous rendre la vie toujours plus facile et efficace, WHISE vous offre des modèles de checklists pour vos biens et vos contacts.
Ces checklists sont des ensembles de tâches déjà configurées que vous pouvez appliquer à un bien en vente ou en location ou encore à un prospect vendeur. De plus, ces tâches sont automatisées et s’activent au moment opportun.
Ainsi, vous n’avez plus besoin de créer manuellement les tâches associées au processus de la transaction, WHISE le fait pour vous !
Vous n’oublierez plus le moindre rappel ni le moindre document, et vous pourrez suivre facilement l’avancée de la transaction grâce à la mise à jour du tunnel de transaction associé au bien et au contact.
Pour les plus exigeants d’entre vous, il est également possible de créer votre propre checklist sur mesure afin de répondre à vos besoins spécifiques ou à vos procédures internes.
Évitez les journées surchargées où vous ne savez plus où donner de la tête en utilisant un gestionnaire de tâches efficace et adapté à vos besoins.
En évitant les oublis, en centralisant les informations, en favorisant la collaboration, en facilitant le suivi des délais et en conservant un historique des activités, cet outil contribue à une gestion plus efficace, à une meilleure organisation et à une productivité accrue.
En adoptant un gestionnaire de tâches, vous serez en mesure de relever les défis quotidiens avec confiance, d’offrir un service de qualité à vos clients et de vous démarquer dans un secteur de l’immobilier compétitif. Ne laissez pas les tâches vous submerger, prenez le contrôle de votre temps et de vos opérations grâce à un gestionnaire de tâches adapté à vos besoins spécifiques.
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